Geen toekomstmuziek. Dit zijn de dingen die ik bij klanten als eerste bouw, omdat ze binnen een week iets opleveren.
Bij elke automatisering hieronder geldt dezelfde regel: de AI maakt een concept, jij keurt goed. Niets gaat zonder jouw ja naar buiten. Dat klinkt als een beperking, maar het is precies waarom deze vijf wel werken en de meeste "AI-oplossingen" niet.
1. Inkomende mail sorteren en samenvatten
Elke mail die binnenkomt krijgt een label (klant, leverancier, administratie, ruis) en een samenvatting van twee zinnen met het actiepunt. Je opent 's ochtends geen inbox met veertig mails, maar een lijstje van zeven dingen die om een reactie vragen.
Hoe: n8n leest je mailbox, stuurt de tekst naar een taalmodel, en zet het resultaat in een dagelijks overzicht. Valkuil: laat het model niet zelf antwoorden. Alleen sorteren en samenvatten.
2. Offerte-aanvragen omzetten naar een concept-offerte
Iemand vult je contactformulier in. Een agent leest de aanvraag, pakt je offerte-template, vult de onderdelen in die hij zeker weet en zet vraagtekens bij wat ontbreekt. Jij krijgt een concept in je mail, past drie dingen aan en verstuurt.
Hoe: formulier, template en een prompt met je vijf laatste offertes als voorbeeld. Valkuil: prijzen. Laat het model nooit zelf een prijs verzinnen. Die vul jij in.
3. Notulen en actiepunten uit gesprekken
Je neemt een gesprek op (met toestemming), het transcript gaat naar een model, en je krijgt een samenvatting terug met wie wat wanneer doet. De actiepunten landen in je takenlijst.
Hoe: een transcriptietool plus n8n. Valkuil: vertrouwelijke gesprekken. Kijk waar de transcriptie wordt verwerkt en of dat in je verwerkersovereenkomst past. Dit is het punt waar automatisering en de AVG elkaar raken.
4. Factuuropvolging
Dertig dagen na de factuur en nog niet betaald? Er staat een vriendelijke herinnering klaar, in jouw toon, met het juiste bedrag en de juiste factuurdatum. Jij drukt op verzenden. Na zestig dagen een andere toon.
Hoe: je boekhoudpakket heeft bijna altijd een koppeling. Valkuil: goede klanten die een keer laat zijn. Daarom de ja-knop.
5. Van één artikel naar drie kanalen
Je schrijft een blog. Daaruit komen automatisch een LinkedIn-post, een stukje voor je nieuwsbrief en drie korte quotes. Als concept, in een map, niet direct online.
Hoe: een prompt per kanaal met voorbeelden van hoe jij daar schrijft. Valkuil: het gaat klinken als iedereen. Schrijf de eerste versie zelf, laat AI alleen herverpakken.
Alles waar oordeel of gevoel nodig is. Klachten, ontslag, prijsonderhandeling, slecht nieuws. Mijn vuistregel: als je het niet zonder controle aan een stagiaire zou geven, geef je het ook niet aan een agent.
Kies er één. Bouw die in een week. De andere vier komen vanzelf, omdat je dan weet hoe het voelt als een saaie taak gewoon verdwijnt.